SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR KECAMATAN BERBASIS PHP
Proposal Skripsi / Pengajuan Judul Skripsi / Tugas Akhir
1.1 Latar Belakang
Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan data, laporan, formulir dan sebagainya.
Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip agar dapat melakukan pekerjaannya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik maka proses pencarian, pendistribusian dan pengolahan data dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, serta menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi / instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
Kegiatan mengolah berbagai macam data tentang surat menyurat selalu diusahakan dalam keadaan siap untuk disajikan kepada siapa saja yang membutuhkan, dalam arti keadaan data yang sudah selesai diolah dan diproses.
Dengan demikian pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan dalam memberikan pelayanan tentang surat menyurat harus dapat dilakukan secara efisien. Artinya data surat menyurat dapat dicari dengan mudah dan cepat, sehingga bagian tata usaha dalam melayani penyajian data informasi tentang surat menyurat dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
Dalam prakteknya, sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat di Kantor Kecamatan ABC Kabupaten XYZ masih menggunakan cara-cara manual. Dengan banyaknya surat yang harus diolah dan semakin kompleksnya masalah yang harus ditangani serta diperlukannya informasi secara tepat dan cepat, maka tidak efisien lagi bila penanganannya hanya dikerjakan dengan cara manual, untuk itu alangkah baiknya jika sistem ini diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi.
Komputer merupakan sarana yang tepat untuk pengolahan data yang bersifat rutin. Disamping itu komputer juga mempunyai kemampuan dengan tingkat ketelitian yang tinggi, pemrosesan yang cepat, daya tampung pengingatnya besar, dan yang paling utama adalah efisien waktu dan tenaga.
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, perlu diadakan pembangunan sistem informasi pengolahan data data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan ABC Kabupaten XYZ, sehingga permasalahan tersebut diatas dapat diselesaikan. Dengan pertimbangan tersebut, maka dipandang penting untuk mengangkat kasus di atas ke dalam laporan ini dengan mengambil judul: “Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kecamatan ABC Kabupaten XYZ Berbasis PHP”.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari uraian Latar Belakang Masalah di atas, dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut:- Sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat di Kantor Kecamatan ABC Kabupaten XYZ masih menggunakan cara manual, sehingga proses pengolahan dan pencarian data menjadi lama dan kurang efisien.
- Tidak terdapat penyimpanan data berbasis database, sehingga keberadaan arsip-arsip yang lama menjadi tidak teratur.
- Lambatnya proses pengolahan data dan pembuatan laporan, sehingga data dan informasi yang dihasilkan kurang akurat dan aktual.
1.3 Batasan Masalah
Supaya pembahasan masalah yang dilakukan dapat terarah dengan baik dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka permasalahan dibatasi sebagai berikut:- Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database servernya.
- Sistem yang dibuat terdiri dari Data Surat Masuk, Data Surat Keluar, Data Disposisi dan Data Pengguna (user).
- Pencetakan Laporan meliputi Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat Keluar.
- Sistem Informasi yang dibuat hanya untuk mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini diharapkan dapat:- Merubah sistem lama yang dilakukan secara manual menjadi sistem baru, yaitu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, agar lebih memudahkan dalam pengolahan data dan meningkatkan efisiensi kerja, sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
- Mengetahui sistem pengelolaan data surat menyurat yang berjalan pada sebuah organisasi / instansi.
- Menghasilkan laporan-laporan yang lebih cepat dan akurat.
1.5 Metodelogi Penelitian
Pada penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu metode yang menggambarkan suatu keadaan atau permasalahan yang sedang terjadi berdasarkan fakta dan data-data yang diperoleh dan dikumpulkan pada waktu melaksanakan penelitian.1.5.1 Metoda Pengumpulan Data
Metoda pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:1. Observasi
Pengumpulan data dengan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian, dengan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan judul laporan, sehingga diperoleh data yang lengkap dan akurat.
2. Wawancara
Pengumpulan data dengan cara melakukan komunikasi dan wawancara secara langsung dengan pihak-pihak terkait.
3. Studi Pustaka
Pengumpulan data dengan menggunakan atau mengumpulkan sumber-sumber tertulis, dengan cara membaca, mempelajari dan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran secara teoritis.
1.5.2 Metoda Pengembangan Perangkat Lunak
Metodelogi yang digunakan untuk membangun sistem ini adalah Model Waterfall. Model ini merupakan sebuah pendekatan terhadap pengembangan perangkat lunak yang sistematik, dengan beberapa tahapan, yaitu: System Engineering, Analysis, Design, Coding, Testing dan Maintenance.Penjelasan Metodelogi Waterfall:
- System Engineering, merupakan bagian awal dari pengerjaan suatu proyek perangkat lunak. Dimulai dengan mempersiapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
- Analysis, merupakan tahapan untuk menganalisis segala hal yang ada pada pembuatan proyek atau pengembangan perangkat lunak untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
- Design, tahapan ini merupakan tahap penerjemah dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai (user).
- Coding, yaitu menerjemahkan data yang dirancang ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.
- Testing, merupakan uji coba terhadap sistem atau program setelah selesai dibuat.
- Maintenance, yaitu penerapan sistem secara keseluruhan disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan struktur, baik dari segi software maupun hardware.
1.6 Sistematika Penulisan
Uraian singkat mengenai struktur penulisan pada masing-masing bab adalah sebagai berikut:BAB I - PENDAHULUAN
Membahas Latar Belakang Masalah, Identifikasi Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Penelitian, Metodelogi Penelitian serta Sistematika Penulisan.
BAB II - LANDASAN TEORI
Memaparkan teori-teori yang didapat dari sumber-sumber yang relevan untuk digunakan sebagai panduan dalam penelitian serta penyusunan laporan tugas akhir.
BAB III - PERANCANGAN SISTEM
Berisi tentang perancangan sistem serta komponen-komponen pemodelan sistem yang digunakan.
BAB IV - IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini menguraikan langkah-langkah dalam implementasi sistem, disertai dengan komponen-komponen kebutuhan sistem.
BAB V - PENUTUP
Mengemukakan kesimpulan yang diambil dari hasil penelitian dan perancangan sistem, serta saran-saran untuk pengembangan selanjutnya, agar dapat dilakukan perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang.
*****
0 komentar:
Posting Komentar